SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SEKOLAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SEKOLAH

Makalah ini Disusun Guna Memenuhi Tugas MANAJEMEN SISTEM INFORMASI


DISUSUN OLEH :
SIDI NARBUKO

PROGRAM S2 MANAJEMEN STIEPARI SEMARANG

KONSENTRASI MAGISTER SAINS (M.Si)

JALUR PEMINATAN MANAJEMEN SDM PENDIDIKAN

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas pertolongan- Nya penulis dapat menyelesaikan tugas ini. Laporan sistem informasi ini disusun untuk menganalisis dan mengamati beberapa pemanfaatan SIM di lingkungan terdekat kita. Dengan kegiatan ini, dapat melaporkan sejauh mana pemanfaatan SIM dilingkungan kita. Selanjutnya mengevaluasi apa yang harus dibenahi dan memerlukan perbaikan.

Makalah ini disusun sebagai bentuk laporan dan pengejawantahan terhadap materi kuliah yang telah disampaikan selama satu semester pada mata kuliah Manajemen Sistem Informasi. Makalah ini juga sebagai pengganti UTS pada mata kuliah tersebut. Makalah ini kami beri judul  SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SEKOLAH.

Selanjutnya penulis menguncapkan banyak terima kasih atas bantuan dari semua fihak serta kepada Bapak Tyas Catur P,S.Si.,M,Kom selaku dosen. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada pembaca pada blog saya yang memberikan saran dan kritik untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga laporan sistem informasi ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Terimakasih...

Kendal,    September 2011


Penyusun

PENDAHULUAN

Sistem adalah merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga dapat bermanfaat bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem informasi yang berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

Dewasa ini banyak kita jumpai penerapan sistem informasi dalam kehidupan sehari-haris seperti bisnis, rumahsakit, pemerintahan, kegiatan usaha swasta, pendidikan dll. Banyak sekali manfaat dari pelajaran Teknologi Informasi dan Komunikasi. Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitasnya. Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan.

Dalam dunia pendidikan, teknologi informasi sangatlah mendukung untuk meningkatkan kualitas kegiatan belajar mengajar. Semua elemen, baik pendidik maupun siswa dituntut untuk dapat menggunakan teknologi yang mendukung kegiatan sekolah.

PEMBAHASAN

Aplikasi pengunaan SIM di Sekolah.

Kegiatan dalam lingkungn sekolah terutama dalam kegiatan belajar mengajar, sistem informasi manajemen semakin berkembang tentu saja dengan dukungan teknologi yang semakin maju pula. Sekolah yang belum menerapkan SIM bisa dikatakan sekolah yang belum update dan masih ketinggalan jaman, karena sekarang semua kegiatan sekolah lebih menguntungkan bila menggunakan SIM.

Pada sistem penerimaan siswa baru, SIM dibutuhkan untuk memudahkan calon siswa untuk mendaftar ke sekolah tersebut, misalkan lewat sistem online. Pihak sekolah dengan mudah menyimpan data calon siswa untuk diolah lebih lanjut dalam database. Memudahkan semua pihak untuk berinteraksi, misalnya pihak sekolah dapat memberikan informasi kepada calon siswa/masyarakat yaitu  mengakses informasi tersebut dengan mudah. Segala informasi yang dibutuhkan oleh masyarat dapat dengan mudah diperoleh tanpa harus datang langsung, dan cukup dibelakang meja komputer dan online.

Sistem Informasi Manajemen diperlukan disekolah-sekolah, salahsatunya dengan peningkatan kemampuan TIK. Kita harus tahu bahwa untuk memanfaatkan TIK dalam hal pembelajaran tidak semudah dibayangkan. Perlu beberapa syarat yang harus dipenuhi demi terwujudnya pemanfaatan TIK dalam pembelajaran, diantaranya :

1.      Adanya akses teknologi internet untuk guru maupun siswa, baik di dalam kelas, sekolah, maupun lembaga pendidikan guru.

2.      Adanya materi yang bermutu bagi guru dan siswa

3.      Guru harus harus produktif terhadap perkembangan TIK

4.      Selain itu, untuk menghindari pemanfaatan teknologi yang kurang bermanfaat apalagi dalam hal negatif oleh siswa karena pembelajaran TIK antar siswa dengan cepat maka mengarahkan pemanfatan TIK.

Beberapa pemanfaatan TIK dalam pembelajaran diantaranya :

1.       Presentasi

2.      Demonstrasi

3.      Kelas Virtual
Pemanfaatan blog, jejaring sosial menjadikan mereka kreatif dan mengurangi dampak nongkrong atau perkumpulan yang tidak bermanfaat. Mempersiapkan diri kita untuk bersaing di dunia global yang menuntutü kita terjun dalam teknologi, nah apabila kita terbiasa menulis di Blog maka kita akan terbiasa menggunakan teknologi dalam menjalani kehidupan.
Dengan e-mail, siswa bisa mengirimkan tugas yang diberikan oleh guru tanpa harus bertatap muka langsung. Dan dengan menjelajah internet, siswa akan tahu banyak hal yang bisa di dapat melalui internet seperti mencari artikel yang berkaitan dengan mata pelajaran di sekolah. Ini semua sangat menunjang sekali terhadap proses belajar di sekolah.
Di sekolah lain pun SIM dijumpai dengan banyak macamnya. Salah satunya ditawarkan kepada sekolah bentuk SIM yang akan diimplementasikan dalam bentuk alat pemrosesan data sekolah berupa perangkat lunak berbasiskan web. Hal tersebut dimaksudkan untuk menunjang kegiatan-kegiatan sekolah, yang mempunyai tujuan sebagai berikut :
• Tersedianya Informasi untuk mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan bagi kepentingan sekolah ke depan
• Tersedianya layanan informasi bagi komunitas sekolah seperti guru, siswa, staf, pimpinan, orang tua, alumni dan masyarakat pada umumnya
• Memberikan nilai tambah bagi profil sekolah sehingga bisa meningkatkan daya saing yang lebih baik
Tujuan-tujuan diatas sesuai dengan perkembangan yang dinamis bagi keperluan pengembangan sekolah di masa datang yaitu fleksibilitas, akuntabilitas dan transparansi sehingga sekolah diharapkan tidak akan ketinggalan jaman dalam mempersiapkan anak didiknya menghadapi era global yang sudah berjalan dengan sangat cepat ini. Dalam pengembangan SIM Sekolah ini, kami harapkan aplikasi berbasis web ini memiliki keunggulan-keunggulan diantaranya :

a.       Berbahasa Indonesia, hal ini untuk memudahkan pengguna dalam mengoperasionalkan SIM Sekolah.

b.      Jumlah pengguna tidak dibatasi, karena sistemnya menggunakan basis web sehingga siapa saja yang terhubung ke jaringan server SIM Sekolah bisa mengakses melalui browser

c.       Memiliki fitur backup database secara manual dan otomatis, sehingga keamanan data bisa lebih terjamin

d.      Pengaturan Menu yang user-friendly sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna sehingga memberikan kemudahan dalam menggunakannya

e.       Menghasilkan laporan-laporan yang berguna bagi pengambilan keputusan dan perencanaan, baik laporan bersifat khusus maupun umum.

Dari tujuan dan keunggulan yang dicanangkan diatas, maka SIM Sekolah dibagi ke dalam 8 sistem yang semuanya akan terintegrasi saat dioperasionalkan, yaitu :

1.      Sistem Informasi Profil (Portal Sekolah) : yang nantinya akan berisi Profil Sekolah, Visi, Misi, Fasilitas, program-program, Berita/Artikel, kegiatan/agenda, informasi kesiswaan, forum, galeri foto, dan buku tamu.

2.      Sistem Informasi Personalia : yang berisi Data Guru dan Staf untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun staf yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, jam kerja, riwayat pendidikan, riwayat karir, riwayat pelatihan, tingkat kehadiran, info gaji dan lain-lain.

3.      Sistem Informasi Sarana dan Prasarana : berisi mengenai Manajemen Aset sekolah mulai dari penomoran aset, lokasi aset, penggunaan aset dan jumlah aset.

4.      Sistem Informasi Keuangan : akan berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti :

Ø  Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran

Ø   Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran

Ø  Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan

5.      Sistem Informasi Siswa : akan berisi data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan Kenaikan Kelas Siswa (manual maupun otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa, dan Pengelolaan Kedisiplinan Siswa.

6.      Sistem Informasi Akademik : berisi Pengelolaan Kurikulum, Penjadwalan Satuan Pengajaran, Pengelolaan Nilai Akademik Siswa dan Laporan Hasil Studi Siswa, dan Presensi Siswa dalam kegiatan PBM.

7.       Sistem Informasi Perpustakaan : berisi Pengelolaan buku, Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian buku, dan Manajemen Arsip Digital.

8.      Sistem E-Learning : berisi Proses pendidikan menggunakan sistem online maupun intranet bagi siswa dan guru berupa modul sekolah, tanya-jawab, kuis online, maupun tugas-tugas.

Komponen Sistem Informasi Manajemenyang diperlukan

Komponen sistem informasi manajemen  adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik :

1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional

Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

a. Sistem Administrasi dan Operasional

Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

b. Sistem Pelaporan Manajemen

Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.

b. Sistem Database

Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.

c. Sistem Pencarian

Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

d. Manajemen Data

Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:

a. Perangkat keras:

1) Komputer (CPU, Memory)

2) Pesawat Telepon

3) Peralatan penyimpan data (Decoder)

b. Perangkat lunak

1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data

2) Program aplikasi

c. DataBase

1)  File-file tempat penyimpanan data dan informasi

2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.

d. Prosedur pengoperasian

1)  Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan

2)   Instruksi penyiapan data sebagai input

3)   Instruksi operasional

e. Personalia pengoperasian

1)  Operator

2 ) Programmer 

3)  Analisa sistem

4)  Personalia penyiapan data

5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

Apa yang Harus Diperhatikan dalam Sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah?

Terdapat puluhan jenis software SIM yang tersedia di pasaran. Ketika memutuskan untuk membeli atau untuk membuat sebuah SIM, beberapa hal berikut perlu diperhatikan:

• Interoperability – antara satu SIM dengan yang lainnya sebaiknya memiliki basis data yang sama. Atau terdapat fitur impor dan ekspor data dari satu jenis data ke jenis data yang lainnya. Ini diperlukan agar sekolah tidak perlu mengentri data kembali ketika berganti SIM.
• Keamanan – karena sharing data merupakan aspek utama dari SIM, keamanan tentu saja menjadi perhatian utama. Perlu diberikan beberapa tingkatan keamanan untuk berbagai kelompok. Sebagai contoh, pimpinan sekolah, guru dan karyawan tata usaha masing-masing mempunyai kewenangan berdasarkan kepentingan masing-masing. Siswa dan orang tua dibatasi kewenangannya untuk mengakses informasi yang diperlukan.
• Fungsi yang terdapat pada SIM – Sistem Informasi Manajemen secara umum memuat informasi sebagai berikut:
• Penilaian
• Pengelolaan aset
• Kehadiran
• Komunikasi rumah-sekolah
• Komunikasi antar guru/karyawan
• Keuangan
• Sumber daya manusia
• Pengelolaan kebutuhan pendidikan khusus
• Perencanaan kegiatan belajar mengajar
• Data siswa
• Penulisan laporan
• Evaluasi diri/review
• Pengaturan jadual pelajaran
• Pelayanan – kebanyakan pembuat software SIM memberikan pelayanan. Perlu diperhatikan kualitas pelayanan yang ditawarkan oleh pembuat software. Apakah layanan yang diberikan dapat dilakukan melalui email, telepon atau fax misalnya. Hal ini penting karena masalah teknis akan dijumpai ketika memasukkan data, serta dibutuhkan pula untuk melakukan update dan upgrade software.
• Pelatihan – berbagai bentuk training diperlukan; kerumitan penggunaan software dan pengalaman pengguna akan menentukan kedalaman pelatihan yang dibutuhkan. Dua isu yang perlu diperhatikan adalah biaya dan metode pelatihan (melalui tatap muka atau secara jarak jauh).
• Pemasukkan data – tujuan dari SIM adalah agar seseorang dapat memasukkan informasi sekali saja kemudian mampu menggunakannya berkali-kali. Metode pemasukkan data juga perlu diperhatikan secara khusus. Apakah data dimasukkan melalui keyboard, internet, PDA, handphone, optical mark reader (OMR), kartu gesek, atau diimpor dari sistem yang lain? Apakah dapat dilakukan pemasukkan data dari tempat yang lain, sebagai contoh, dari rumah? Apakah informasi dapat dimasukkan secara offline terlebih dahulu kemudian disynchronkan ketika terhubung ke dalam jaringan sekolah?
• Pengambilan informasi – beberapa pertimbangan penting adalah: bagaimana informasi dapat diakses, bagaimana cara melihatnya, siapa yang dapat mengaksesnya, serta apakah dapat dilakukan akses dari beberapa user yang berbeda dalam waktu yang bersamaan (multi-user).
• Biaya – terdapat beberapa tipe pembiayaan: lisensi per user, lisensi per institusi, lisensi tahunan atau pembelian langsung. Masing-masing memiliki keuntungan dan kerugiannya. Sekolah perlu memahami masing-masing tipe pembiayaan dan batasan masing-masing tipe.

KESIMPULAN
Dari pembahasan makalah diatas dapat kami simpulkan beberapa hal seperti dibawah ini :

Ø   Bahwa sekolah juga harus mempunyai SIM agar tidak ketinggalan jaman.

Ø   Bahwa sekolah yang dikatakan update adalah sekolah yang menerapkan SIM dalam setiap kegiatan untuk memajukan sekolahnya.

Ø  Bahwa TIK sangat dibutuhkan di tiap sekolah, dan TIK harus dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.

Ø  Bahwa SIM juga bisa dibuat dalam bentuk perangkat lunak berbasis web.

Inti dari permasalahan ini adalah tanpa kita sadari dalam kehidupan sehari-hari untuk mengatur hal-hal didalam kehidupan kita sekalipun kita memerlukan SIM untuk mengaturnya.