SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI SEKOLAH
Makalah ini Disusun Guna Memenuhi Tugas MANAJEMEN SISTEM INFORMASI
DISUSUN OLEH :
SIDI NARBUKO
PROGRAM S2 MANAJEMEN STIEPARI SEMARANG
KONSENTRASI MAGISTER SAINS (M.Si)
JALUR PEMINATAN MANAJEMEN SDM PENDIDIKAN
KATA PENGANTAR
Puji syukur atas pertolongan- Nya penulis dapat menyelesaikan tugas ini. Laporan
sistem informasi ini disusun untuk menganalisis dan mengamati beberapa
pemanfaatan SIM di lingkungan terdekat kita. Dengan kegiatan ini, dapat
melaporkan sejauh mana pemanfaatan SIM dilingkungan kita. Selanjutnya
mengevaluasi apa yang harus dibenahi dan memerlukan perbaikan.
Makalah ini
disusun sebagai bentuk laporan dan pengejawantahan terhadap materi kuliah yang
telah disampaikan selama satu semester pada mata kuliah Manajemen Sistem
Informasi. Makalah ini juga sebagai pengganti UTS pada mata kuliah tersebut.
Makalah ini kami beri judul SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN DI SEKOLAH.
Selanjutnya penulis menguncapkan banyak terima kasih atas bantuan dari
semua fihak serta kepada Bapak Tyas Catur P,S.Si.,M,Kom selaku dosen. Kami juga
mengucapkan terima kasih kepada pembaca pada blog saya yang memberikan saran
dan kritik untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Semoga laporan sistem
informasi ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Terimakasih...
Kendal, September 2011
Penyusun
PENDAHULUAN
Sistem adalah merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling
berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi
adalah data yang telah diolah sehingga dapat bermanfaat bagi penggunanya. Sehingga
sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem
informasi yang berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa
pemakai dengan kebutuhan yang serupa.
Dewasa ini banyak kita jumpai penerapan sistem informasi dalam kehidupan
sehari-haris seperti bisnis, rumahsakit, pemerintahan, kegiatan usaha swasta,
pendidikan dll. Banyak sekali manfaat dari pelajaran Teknologi Informasi dan
Komunikasi. Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan
berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang
dimilikinya. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya begitu
cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam
segala aktivitasnya. Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi
antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan
kesehatan.
Dalam dunia pendidikan, teknologi informasi sangatlah mendukung untuk
meningkatkan kualitas kegiatan belajar mengajar. Semua elemen, baik pendidik
maupun siswa dituntut untuk dapat menggunakan teknologi yang mendukung kegiatan
sekolah.
PEMBAHASAN
Aplikasi
pengunaan SIM di Sekolah.
Kegiatan dalam lingkungn sekolah terutama dalam kegiatan belajar mengajar,
sistem informasi manajemen semakin berkembang tentu saja dengan dukungan
teknologi yang semakin maju pula. Sekolah yang belum menerapkan SIM bisa
dikatakan sekolah yang belum update dan masih ketinggalan jaman, karena
sekarang semua kegiatan sekolah lebih menguntungkan bila menggunakan SIM.
Pada sistem penerimaan siswa baru, SIM dibutuhkan untuk memudahkan calon siswa
untuk mendaftar ke sekolah tersebut, misalkan lewat sistem online. Pihak
sekolah dengan mudah menyimpan data calon siswa untuk diolah lebih lanjut dalam
database. Memudahkan semua pihak untuk berinteraksi, misalnya pihak sekolah
dapat memberikan informasi kepada calon siswa/masyarakat yaitu mengakses informasi tersebut dengan mudah.
Segala informasi yang dibutuhkan oleh masyarat dapat dengan mudah diperoleh
tanpa harus datang langsung, dan cukup dibelakang meja komputer dan online.
Sistem
Informasi Manajemen diperlukan disekolah-sekolah, salahsatunya dengan
peningkatan kemampuan TIK. Kita harus tahu bahwa untuk memanfaatkan TIK dalam
hal pembelajaran tidak semudah dibayangkan. Perlu beberapa syarat yang harus
dipenuhi demi terwujudnya pemanfaatan TIK dalam pembelajaran, diantaranya :
1.
Adanya akses teknologi internet
untuk guru maupun siswa, baik di dalam kelas, sekolah, maupun lembaga
pendidikan guru.
2.
Adanya materi yang bermutu bagi guru
dan siswa
3.
Guru harus harus produktif terhadap
perkembangan TIK
4.
Selain itu, untuk menghindari
pemanfaatan teknologi yang kurang bermanfaat apalagi dalam hal negatif oleh
siswa karena pembelajaran TIK antar siswa dengan cepat maka mengarahkan
pemanfatan TIK.
Beberapa
pemanfaatan TIK dalam pembelajaran diantaranya :
1.
Presentasi
2.
Demonstrasi
3.
Kelas Virtual
Pemanfaatan blog, jejaring sosial menjadikan mereka kreatif dan mengurangi
dampak nongkrong atau perkumpulan yang tidak bermanfaat. Mempersiapkan diri
kita untuk bersaing di dunia global yang menuntutü kita terjun
dalam teknologi, nah apabila kita terbiasa menulis di Blog maka kita akan
terbiasa menggunakan teknologi dalam menjalani kehidupan.
Dengan e-mail, siswa bisa mengirimkan tugas yang diberikan oleh guru tanpa
harus bertatap muka langsung. Dan dengan menjelajah internet, siswa akan tahu
banyak hal yang bisa di dapat melalui internet seperti mencari artikel yang
berkaitan dengan mata pelajaran di sekolah. Ini semua sangat menunjang sekali
terhadap proses belajar di sekolah.
Di sekolah lain pun SIM dijumpai dengan banyak macamnya. Salah satunya
ditawarkan kepada sekolah bentuk SIM yang akan diimplementasikan dalam bentuk
alat pemrosesan data sekolah berupa perangkat lunak berbasiskan web. Hal
tersebut dimaksudkan untuk menunjang kegiatan-kegiatan sekolah, yang mempunyai
tujuan sebagai berikut :
• Tersedianya Informasi untuk mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan
bagi kepentingan sekolah ke depan
• Tersedianya layanan informasi bagi komunitas sekolah seperti guru, siswa,
staf, pimpinan, orang tua, alumni dan masyarakat pada umumnya
• Memberikan nilai tambah bagi profil sekolah sehingga bisa meningkatkan daya
saing yang lebih baik
Tujuan-tujuan diatas sesuai dengan perkembangan yang dinamis bagi keperluan
pengembangan sekolah di masa datang yaitu fleksibilitas, akuntabilitas dan
transparansi sehingga sekolah diharapkan tidak akan ketinggalan jaman dalam
mempersiapkan anak didiknya menghadapi era global yang sudah berjalan dengan
sangat cepat ini. Dalam pengembangan SIM Sekolah ini, kami harapkan aplikasi
berbasis web ini memiliki keunggulan-keunggulan diantaranya :
a.
Berbahasa Indonesia, hal ini untuk
memudahkan pengguna dalam mengoperasionalkan SIM Sekolah.
b.
Jumlah pengguna tidak dibatasi,
karena sistemnya menggunakan basis web sehingga siapa saja yang terhubung ke
jaringan server SIM Sekolah bisa mengakses melalui browser
c.
Memiliki fitur backup database
secara manual dan otomatis, sehingga keamanan data bisa lebih terjamin
d.
Pengaturan Menu yang user-friendly
sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna sehingga memberikan kemudahan
dalam menggunakannya
e.
Menghasilkan laporan-laporan yang
berguna bagi pengambilan keputusan dan perencanaan, baik laporan bersifat
khusus maupun umum.
Dari tujuan
dan keunggulan yang dicanangkan diatas, maka SIM Sekolah dibagi ke dalam 8
sistem yang semuanya akan terintegrasi saat dioperasionalkan, yaitu :
1.
Sistem Informasi Profil (Portal
Sekolah) : yang nantinya akan berisi Profil Sekolah, Visi, Misi, Fasilitas,
program-program, Berita/Artikel, kegiatan/agenda, informasi kesiswaan, forum,
galeri foto, dan buku tamu.
2.
Sistem Informasi Personalia : yang
berisi Data Guru dan Staf untuk mengelola informasi penting tentang tenaga
pengajar maupun staf yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat,
jabatan, alamat, status bekerja, jam kerja, riwayat pendidikan, riwayat karir,
riwayat pelatihan, tingkat kehadiran, info gaji dan lain-lain.
3.
Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
: berisi mengenai Manajemen Aset sekolah mulai dari penomoran aset, lokasi
aset, penggunaan aset dan jumlah aset.
4.
Sistem Informasi Keuangan : akan
berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan,
dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format
laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan
evaluasi, seperti :
Ø Laporan
siswa yang belum melakukan pembayaran
Ø Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
Ø Laporan-laporan
yang berkenaan dengan honor guru/karyawan
5.
Sistem Informasi Siswa : akan berisi
data Penerimaan Siswa Baru, Biodata siswa, Pengelolaan Kenaikan Kelas Siswa
(manual maupun otomatis), Pengelolaan Kelulusan/Alumni, Pencetakan Kartu Siswa,
dan Pengelolaan Kedisiplinan Siswa.
6.
Sistem Informasi Akademik : berisi
Pengelolaan Kurikulum, Penjadwalan Satuan Pengajaran, Pengelolaan Nilai
Akademik Siswa dan Laporan Hasil Studi Siswa, dan Presensi Siswa dalam kegiatan
PBM.
7.
Sistem Informasi Perpustakaan : berisi
Pengelolaan buku, Pengelolaan anggota, Transaksi peminjaman dan pengembalian
buku, dan Manajemen Arsip Digital.
8.
Sistem E-Learning : berisi Proses
pendidikan menggunakan sistem online maupun intranet bagi siswa dan guru berupa
modul sekolah, tanya-jawab, kuis online, maupun tugas-tugas.
Komponen Sistem Informasi Manajemenyang diperlukan
Komponen sistem informasi manajemen
adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem
informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara
fungsional dan sistem informasi
manajemen secara fisik :
1. Komponen Sistem Informasi
Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh
komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan,
pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk
manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin
seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan
prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar
perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan
laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
b. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan
informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai
kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga
interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang
dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
c. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang
dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam
bentuk yang tidak terstruktur.
d. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen
sistem informasi dengan database dan antara masing-masing
komponen sistem informasi.
2. Komponen Sistem Informasi Manajemen
Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara
fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan
untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut
meliputi:
a. Perangkat keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
b. Perangkat lunak
1) Perangkat lunak yang umum untuk
pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
c. DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan
informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer,
paket piringan.
d. Prosedur pengoperasian
1) Instruksi untuk pemakai, cara yang
diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai
input
3) Instruksi operasional
e. Personalia pengoperasian
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan
pengembangannya.
Apa yang Harus Diperhatikan
dalam Sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah?
Terdapat
puluhan jenis software SIM yang tersedia di pasaran. Ketika memutuskan untuk
membeli atau untuk membuat sebuah SIM, beberapa hal berikut perlu diperhatikan:
- Interoperability – antara
satu SIM dengan yang lainnya sebaiknya memiliki basis data yang sama. Atau
terdapat fitur impor dan ekspor data dari satu jenis data ke jenis data
yang lainnya. Ini diperlukan agar sekolah tidak perlu mengentri data
kembali ketika berganti SIM.
- Keamanan – karena
sharing data merupakan aspek utama dari SIM, keamanan tentu saja menjadi
perhatian utama. Perlu diberikan beberapa tingkatan keamanan untuk
berbagai kelompok. Sebagai contoh, pimpinan sekolah, guru dan karyawan
tata usaha masing-masing mempunyai kewenangan berdasarkan kepentingan
masing-masing. Siswa dan orang tua dibatasi kewenangannya untuk mengakses
informasi yang diperlukan.
- Fungsi yang terdapat pada SIM – Sistem
Informasi Manajemen secara umum memuat informasi sebagai berikut:
- Penilaian
- Pengelolaan aset
- Kehadiran
- Komunikasi rumah-sekolah
- Komunikasi antar guru/karyawan
- Keuangan
- Sumber daya manusia
- Pengelolaan kebutuhan
pendidikan khusus
- Perencanaan kegiatan belajar
mengajar
- Data siswa
- Penulisan laporan
- Evaluasi diri/review
- Pengaturan jadual pelajaran
- Pelayanan – kebanyakan
pembuat software SIM memberikan pelayanan. Perlu diperhatikan kualitas
pelayanan yang ditawarkan oleh pembuat software. Apakah layanan yang
diberikan dapat dilakukan melalui email, telepon atau fax misalnya. Hal
ini penting karena masalah teknis akan dijumpai ketika memasukkan data,
serta dibutuhkan pula untuk melakukan update dan upgrade software.
- Pelatihan –
berbagai bentuk training diperlukan; kerumitan penggunaan software dan
pengalaman pengguna akan menentukan kedalaman pelatihan yang dibutuhkan.
Dua isu yang perlu diperhatikan adalah biaya dan metode pelatihan (melalui
tatap muka atau secara jarak jauh).
- Pemasukkan data – tujuan
dari SIM adalah agar seseorang dapat memasukkan informasi sekali saja
kemudian mampu menggunakannya berkali-kali. Metode pemasukkan data juga
perlu diperhatikan secara khusus. Apakah data dimasukkan melalui keyboard,
internet, PDA, handphone, optical mark reader (OMR), kartu gesek, atau
diimpor dari sistem yang lain? Apakah dapat dilakukan pemasukkan data dari
tempat yang lain, sebagai contoh, dari rumah? Apakah informasi dapat
dimasukkan secara offline terlebih dahulu kemudian disynchronkan
ketika terhubung ke dalam jaringan sekolah?
- Pengambilan informasi –
beberapa pertimbangan penting adalah: bagaimana informasi dapat diakses,
bagaimana cara melihatnya, siapa yang dapat mengaksesnya, serta apakah
dapat dilakukan akses dari beberapa user yang berbeda dalam waktu yang
bersamaan (multi-user).
- Biaya –
terdapat beberapa tipe pembiayaan: lisensi per user, lisensi per
institusi, lisensi tahunan atau pembelian langsung. Masing-masing memiliki
keuntungan dan kerugiannya. Sekolah perlu memahami masing-masing tipe
pembiayaan dan batasan masing-masing tipe.
KESIMPULAN
Dari pembahasan makalah diatas dapat kami simpulkan beberapa hal seperti
dibawah ini :
Ø Bahwa sekolah juga harus mempunyai SIM agar
tidak ketinggalan jaman.
Ø Bahwa sekolah yang dikatakan update adalah
sekolah yang menerapkan SIM dalam setiap kegiatan untuk memajukan sekolahnya.
Ø Bahwa TIK
sangat dibutuhkan di tiap sekolah, dan TIK harus dimanfaatkan dengan
sebaik-baiknya.
Ø Bahwa SIM
juga bisa dibuat dalam bentuk perangkat lunak berbasis web.
Inti dari
permasalahan ini adalah tanpa kita sadari dalam kehidupan sehari-hari untuk
mengatur hal-hal didalam kehidupan kita sekalipun kita memerlukan SIM untuk
mengaturnya.